Protocollo

La protocollazione consiste nell’attività di registrazione della corrispondenza tra ente e soggetti esterni, sia essa in ingresso, in uscita o interna, su di un registro (“il protocollo” o “registro di protocollo”). Risponde alla necessità di registrare secondo norma i documenti, facilitandone al contempo la conservazione. È un’operazione unica e progressiva, da effettuarsi annualmente; viene avviata al 1 gennaio e termina al 31 dicembre dello stesso anno. Questa registrazione, se condotta a norma di legge, ha carattere di pubblica e riconosciuta certezza, cioè "fa fede" in caso di controversia giuridica (validità probatoria).

La registrazione di protocollo consiste nell'assegnazione di un numero progressivo ad ogni documento, in modo tale che a quel dato numero corrisponda un singolo atto, certificandone la provenienza e la data di acquisizione. Contemporaneamente alla protocollazione si effettua anche la classificazione di un atto, cioè lo si assegna ad una specifica categoria e classe (v. titolario di classificazione) in base alla natura di tale atto o al tipo di procedimento amministrativo al quale fa riferimento.

L'Ufficio Relazioni con il Pubblico ha il compito di ricevere e registrare tutti i documenti (atti, istanze, comunicazioni, segnalazioni, ecc.) in arrivo, i quali vengono poi giornalmente distribuiti ai singoli uffici del comune, in base alle rispettive competenze.